Відділення Нотаріальної палати України в Львівській області

До відома нотаріусів!

Отримати файл

На виконання рішення Методичної ради при Відділенні Нотаріальної палати України в Львівській області від 29.10.2015р., для створення нотаріусами Львівської області, єдиної практики в регіоні, надаємо методичні роз’яснення та рекомендації для використання в роботі.

Засвідчення вірності копій документів

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія, може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу. Дане питання регулюється статтею 75 Закону України "Про нотаріат".

Першою умовою є відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону, як за змістом, так і за формою.

Документом, який суперечить закону, визнається такий, зміст якого є протиправним.

Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів. Це, в основному, дипломи, атестати зрілості, документи органів РАЦСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т. д. Усе це дає нотаріусу підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії.

Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, дописки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови (ст. 51 Закону України "Про нотаріат"). Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, організації, установи чи прокуратуру.

Друга умова - наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.

Практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Звідси неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився, а значить, документ буцімто втратив своє юридичне значення.

Третьою умовою засвідчення вірності копії документа є перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Закон України "Про нотаріат" та Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (надалі Порядок) не містять переліку документів, з яких не можна засвідчити вірність копії.

п. 3.4. глави 7 розділу ІІ Порядку встановлено, що не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

З огляду на вищенаведене та відповідно до переліку документів які викликали складнощі при зверненні громадян за засвідченням вірності їх копій, а також з метою створення єдиної практики, методична рада прийшла до наступного висновку:

1) Засвідчення вірності копій технічних паспортів:

Технічний паспорт є документом що має юридичну силу оскільки містить інформацію про склад нерухомого майна, його фактичну площу чи об’єм, технічний стан, його обладнання та інші технічні характеристики встановлені внаслідок проведення технічної інвентаризації об’єкта нерухомого майна. Для технічних паспортів на нерухоме майно встановлено певну форму.

п. 1.4. Інструкції «Про порядок проведення технічної інвентаризації об'єктів нерухомого майна» встановлено, що на підставі матеріалів технічної інвентаризації складаються інвентаризаційні справи (додаток 1) та технічні паспорти (додатки 2 - 8, 18), які скріплюються підписом керівника та печаткою суб'єкта господарювання, а також підписом виконавця робіт із зазначенням серії та номера кваліфікаційного сертифіката та його печаткою.

Окрім того п. 11 цієї ж інструкції встановлено, що у разі виявлення змін щодо складу, технічного стану, власників будинків тощо, суб'єкти господарювання вносять до інвентаризаційних документів відповідні виправлення та доповнення. При наявності змін технічний паспорт замінюється на новий з позначкою про це в старому технічному паспорті, який залишається у замовника.

Вказане вище дає змогу визначити, що технічний паспорт є кінцевим документом створеним в результаті проведення певних інвентаризаційних дій та містить актуальну інформацію щодо технічного стану, площі і обладнання об’єкта нерухомого майна на день складання і видачі такого технічного паспорта. Тому копія з нього може бути засвідчена нотаріально.

2) Засвідчення вірності копій з свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу:

Свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу є документом який підтверджує реєстрацію транспортного засобу в порядку передбаченому чинним законодавством України.

Вказане свідоцтво є документом для якого встановлена певна форма затверджена Наказом Міністерства внутрішніх справ України 17.04.2015 № 447.

Окрім того свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу містить інформацію про особу власника та може містити відомості про осіб які мають право користування транспортним засобом, а також про обмеження в користуванні і розпорядженні ним.

Згідно п 3 інструкції «Про порядок здійснення підрозділами Державтоінспекції МВС державної реєстрації, перереєстрації та обліку транспортних засобів, оформлення і видачі реєстраційних документів, номерних знаків на них» реєстрація ТЗ здійснюється на підставі заяви власника, документа, що посвідчує його особу, правомірність придбання ТЗ, відповідність конструкції ТЗ встановленим вимогам безпеки дорожнього руху, окрім того пунктами 3.3 та 10.10 цієї ж інструкції Свідоцтво про реєстрацію ТЗ вважається документом що підтверджує правомірність придбання ТЗ.

3) Засвідчення вірності копії паспортів (українських внутрішніх, українських закордонних, іноземних у випадку коли нотаріус знає мову якою викладено паспорт і у разі коли нотаріус не знає мови якою викладено документ):

Законом України «Про нотаріат» та Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, не встановлено обмежень щодо засвідчення вірності копій з документів, які посвідчують особу.

Єдиним, нормативно-правовим актом, який забороняє засвідчення вірності копій паспортів, є Указ Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами й організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04.08.1983 № 9779-X.

Аналізуючи назву і зміст вказаного нормативного акту, можна зробити висновок, що він стосується підприємств, установ й організацій у відносинах пов’язаних з вдачею громадянам копій документів яких виходять від цих же підприємств, установ і організацій, а також у випадках прийняття від громадян документів виданих іншими установами і організаціями. Зокрема, це підтверджується п.2 Указу «Підприємства, установи й організації зобов'язані засвідчувати вірність копій документів, необхідних для подання громадянами в ці підприємства, установи, організації, якщо законодавством не передбачено подання копій таких документів, засвідчених у нотаріальному порядку», де нотаріальне засвідчення вірності копії документа вказується як окремо встановлений вид засвідчення.

Слід зауважити, що попередня інструкція Про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, містила заборону на засвідчення вірності копій з паспортів, але при затвердженні Порядку, така норма була вилучена. Слід також звернути увагу на практику засвідчення вірності копій колегами з інших областей, відтак при проведенні узагальнень нотаріальної практики на тему: «Засвідчення вірності копій паспортів громадян України державними та приватними нотаріусами Київської області за період з 23.03.2011 по 28.02.2013 » було встановлено, що така нотаріальна дія стала можливою з моменту набуття чинності Порядком і не вважалась порушенням.

Стосовно паспорта громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт) вважаємо, що діє та сама логіка, як і у випадку з внутрішнім паспортом громадянина, оскільки вони обидва засвідчують особу громадянина України.

Стосовно паспортів іноземних громадян, викладених мовою якою володіє нотаріус, то копія такого документу має засвідчуватись з одночасним перекладом.

Стосовно паспортів іноземних громадян, викладених мовою якою нотаріус не володіє, то копія такого документу не засвідчується. Пропонується засвідчувати копію такого документа з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача на перекладі.

4) Засвідчення вірності копії посвідчень з фотографіями та без них (в тому числі пенсійних, учасників бойових дій, про пільги тощо):

Жодних застережень або заборон ЗУ «Про нотаріат» та Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України не містить, а такі документи засвідчують право особи на певні пільги, а відтак у разі дотримання всіх вказаних вище умов на думку методичної ради засвідчення вірності копій таких документів є можливим.

5) Щодо засвідчення копії технічної документації на земельну ділянку:

Статтею 56 Закону України "Про землеустрій" визначено, що технічна документація із землеустрою щодо складання документів, що посвідчують право на земельну. Відповідно до п. 4 ст. 1 зазначеного Закону документація із землеустрою - затверджені в установленому порядку текстові та графічні матеріали, якими регулюється використання та охорона земель державної, комунальної та приватної власності, а також матеріали обстеження та розвідування земель, авторського нагляду за виконанням проектів тощо.

Положенням п. 8 цієї статті передбачено, що план земельної ділянки - графічне зображення, що відображає місцезнаходження, зовнішні межі земельної ділянки та межі земель, обмежених у використанні і обмежених (обтяжених) правами інших осіб (земельних сервітутів), а також розміщення об'єктів нерухомого майна, природних ресурсів на земельній ділянці.

Положенням п.12 цієї статті передбачено, що технічна документація із землеустрою - сукупність текстових та графічних матеріалів, що визначають технічний процес проведення заходів з використання та охорони земель без застосування елементів проектування;

Відповідні права, зокрема право власності, користування земельною ділянкою, згідно ст. 126 Земельного кодексу України, посвідчуються документами оформленими відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень". Потрібно враховувати і попередні редакції вказаної статті.

Зазначені вище правовстановлювальні документи оформлюються на підставі рішень органів самоврядування, а також на підставі технічних матеріалів та документів, що підтверджують розмір земельної ділянки (п. 2 ст. 118, п. 3 ст. 124 Земельного кодексу України).

Оскільки технічна документація із землеустрою є сукупністю текстових та графічних матеріалів, що визначають технічний процес проведення заходів з використання та охорони земель без застосування елементів проектування, необхідних для видачі правовстановлюючого документа на земельну ділянку, а відтак є проміжною документацією на підставі якою відповідний орган видає оригінал документа засвідчення вірності копії з неї на думку методичної ради не має достатніх правових підстав та згідно п. 3.4. Глави 7 Розділу ІІ Порядку не допускається.

6) Стосовно медичних довідок та лікарняних лисків:

Забороняється засвідчувати вірність копії деяких документів, що видаються органами охорони здоров'я: довідок лікувальних установ про народження дитини, лікарняних свідоцтв і фельдшерських довідок про смерть, довідок і висновків про наявність психічних захворювань, медичних висновків на дітей-інвалідів з дитинства у віці до 16 років, свідоцтв про хворобу колишніх військовослужбовців, у тому числі й тих, хто знаходився в полоні.

Засвідчувати вірність копій лікарняних листків, якщо вони були видані лікарем з затвердженням головного лікаря або спільно з ним, можна лише за умови, що їх підписали обидва лікарі.

Щодо засвідчення вірності копії медичної довідки форми N 086/о. Форма Медичної довідки (лікарський професійно-консультативний висновок) затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 27.12.99 N 302. Вона є обов'язковим медичним документом для подання в приймальні комісії навчальних закладів різних рівнів акредитації, типів, незалежно від їх профілю. Без наявності медичної довідки всі інші передбачені документи навчальними закладами для вступу до них не приймаються. Довідка видається на руки абітурієнту лікарями (підліткові терапевти, дільничні терапевти, сімейні лікарі) територіальних амбулаторно-поліклінічних закладів після завершення повного їх обстеження і винесення висновку щодо професійної придатності згідно з переліком методичних вказівок щодо медичного відбору осіб, які поступають у вищі і середні спеціальні навчальні заклади. Форма заповнюється на підставі попереднього динамічного спостереження (записів у "Медичній карті амбулаторного хворого" (форма N 025/о), "Вкладного листка на підлітка до медичної карти амбулаторного хворого" (форма N 025-1/о)) особи, яка звернулася для отримання довідки, а також результатів лабораторних, функціональних, рентгенівських, інших діагностичних обстежень, об'єктивних даних і оцінки стану здоров'я на момент проведення обстежень безпосередньо перед видачею медичної довідки. На титульному листку медичної довідки проставляється кутовий штамп закладу, число, місяць (прописом) і рік її видачі. Крім того, повне найменування закладу і його адреса згідно затвердженого Статусу вносяться в пункт 1. Довідка підписується лікарем, який її заповнив та головним лікарем лікувально-профілактичного закладу (заступником з поліклінічної роботи, завідуючим поліклінікою), завіряється печаткою закладу і видається на руки абітурієнту. Всі записи результатів досліджень та обстежень у формі N 086/о повинні відповідати аналогічним даним "Медичної карти амбулаторного хворого" (форми N 025/о). У пункті 2 зі слів абітурієнта вписується найменування навчального закладу, куди буде надана медична довідка. Для пред'явлення в інші навчальні заклади вона не дійсна.

Враховуючи вищевикладене, а також те, що подання зазначеної довідки до вищого навчального закладу чинним законодавством передбачене лише в оригіналі, вважаємо, що нотаріусом не може бути засвідчено вірність її копії.

7) Щодо засвідчення вірності копій зі Статутів справжність підпису(-ів) фізичних осіб на яких не засвідчено, а також договорів оренди земельних ділянок за участю фізичних осіб справжність підпису фізичної особі на якому не засвідчено:

Чинне законодавство України не містить норми яка передбачає обов’язкове нотаріальне засвідчення справжності підписів на Статутах юридичних осіб, однак ст. 75 ЗУ «Про нотаріат» вказує на те, що у разі якщо документ видано фізичною особою, то засвідчення вірності копії з такого документа можливе у разі якщо справжність підпису такої особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина. Пунктом 3.3 Глави 7 Розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій встановлено таку ж норму.

З огляду на вищенаведене, Методична рада приходить до висновку, що копії з таких документів не засвідчуються.

Стосовно договорів оренди земельних ділянок, а також інших договорів укладених за участі фізичної особи, вважаємо, що засвідчення вірності копій таких документів може бути здійснено нотаріусом за умови дотримання вимог чинного законодавства України при оформленні оригінала такого документа.

Методична рада нагадує, що Нотаріуси у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим, наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, а також у встановленому порядку в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також укладених Україною міждержавних угод.